Dietas de viaje de empresa: límites exentos y política para pymes

Los importes exentos de manutención, estancia y kilometraje que fija el Reglamento del IRPF, qué debe acreditar la empresa y una plantilla de política de viajes pensada para pymes.

Cuando un empleado viaja por trabajo, la pregunta llega siempre a la vez a administración y a la gestoría: ¿cuánto le pagamos de dietas y qué parte tributa? En muchas pymes de Valencia la respuesta depende de la costumbre, y eso acaba en hojas de gastos que nadie revisa, anticipos que no cuadran y sustos en una inspección. En esta guía resumimos los límites exentos de las dietas de viaje de empresa según la normativa del IRPF y te proponemos una política de viajes sencilla que puedes aplicar desde el mes que viene.

Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de tu gestoría o asesor fiscal, que conoce los detalles de tu empresa.

Qué son las dietas exentas y cuándo se aplican

Las asignaciones para gastos de manutención y estancia están reguladas en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007). Para que no tributen, el desplazamiento tiene que ser a un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del empleado, y el pagador debe acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

Además, dejan de estar exceptuadas cuando el desplazamiento a un mismo municipio dura un periodo continuado de más de nueve meses. Para la mayoría de viajes de pymes (ferias, visitas a clientes, formaciones) esto no es un problema, pero conviene tenerlo presente en proyectos largos.

Límites exentos de manutención, estancia y kilometraje

Estos son los importes diarios que el Reglamento del IRPF considera exentos, vigentes en 2026:

Concepto	España	Extranjero
Manutención con pernocta	53,34 € / día	91,35 € / día
Manutención sin pernocta	26,67 € / día	48,08 € / día
Estancia (hotel)	El importe que se justifique con factura
Vehículo propio	0,26 € por kilómetro, más peajes y aparcamiento justificados
Transporte público	El importe que se justifique con factura o documento equivalente

El importe de 0,26 € por kilómetro lo fijó la Orden HFP/792/2023, según informó el Ministerio de Hacienda. Lo que la empresa pague por encima de estos límites no está prohibido, pero tributa como rendimiento del trabajo en la nómina del empleado.

Dieta o gasto pagado por la empresa: no es lo mismo

Si la empresa paga directamente el hotel, el billete de tren o la comida con su tarjeta, no está dando una dieta al empleado: es un gasto de la empresa, documentado con su factura. Por eso muchas pymes combinan las dos cosas: transporte y alojamiento reservados y pagados por la empresa, y una dieta de manutención por día para el resto.

Un ejemplo práctico

Imagina que una comercial de una empresa de Alboraya viaja tres días a Madrid para visitar clientes: sale el lunes, duerme lunes y martes en un hotel que paga la empresa y vuelve el miércoles por la tarde. Si la política de la empresa aplica los límites del Reglamento, un cálculo habitual sería:

• Lunes y martes, con pernocta en España: 2 × 53,34 € = 106,68 €.
• Miércoles, día de regreso sin pernocta: 26,67 €.
• Total de manutención exenta: 133,35 €.
• Hotel y tren: gasto de la empresa, con sus facturas.

Si en lugar de ir en tren fuera en su coche, y el desplazamiento sumara 700 kilómetros entre ida, vuelta y visitas, la empresa podría abonarle 700 × 0,26 € = 182 € sin que tributen, más los peajes y el aparcamiento justificados. Cómo se computan los días de ida y vuelta depende de cómo lo recoja vuestra política o vuestro convenio, así que conviene dejarlo por escrito.

Cómo montar una política de viajes en una pyme

No hace falta un manual de cincuenta páginas. Con una hoja clara que todos conozcan, se evitan la mayoría de los problemas. Te proponemos estos apartados:

1. Quién aprueba el viaje: un responsable por departamento y un plazo mínimo de solicitud (por ejemplo, una semana salvo urgencias).
2. Cómo se reserva: siempre por un único canal (una persona de la empresa o la agencia), para que las facturas lleguen a nombre de la empresa y con todos sus datos.
3. Medios de transporte: tren cuando sea razonable, avión en clase turista salvo excepciones aprobadas, coche propio con kilometraje pactado.
4. Alojamiento: categoría de hotel orientativa y precio máximo por ciudad, con margen en semanas de feria.
5. Dietas: importe diario de manutención, en España y en el extranjero, y si se pagan por adelantado o al volver.
6. Liquidación: plazo para entregar justificantes y quién los revisa.
7. Seguridad: seguro de viaje, teléfono de emergencia y qué hacer si hay cancelaciones.

Una buena regla: fija la dieta de manutención en el límite exento o por debajo. Así el empleado sabe con qué cuenta, la nómina no se complica y administración no tiene que recalcular nada.

Errores frecuentes que vemos en las pymes

• Pagar dietas sin documentar el viaje: si no queda constancia del día, el lugar y el motivo, la exención es difícil de defender.
• Tickets en lugar de facturas: para los gastos de la empresa, pide factura a nombre de la sociedad. Tu asesor te dirá qué datos necesita para deducir el IVA cuando proceda.
• Reservas dispersas: cada empleado reserva por su cuenta, con tarjetas distintas, y a final de mes nadie sabe cuánto se ha gastado en viajes.
• Dietas «fijas» que no corresponden a viajes reales: un complemento mensual llamado dieta no es una dieta exenta si no hay desplazamiento.
• Olvidar los días de ida y vuelta: define en tu política si se paga dieta completa o media dieta esos días.

Checklist rápido para tu próximo viaje de empresa

• Viaje aprobado por escrito, con fechas, destino y motivo.
• Transporte y hotel reservados por el canal de la empresa.
• Facturas a nombre de la sociedad, con NIF y datos completos.
• Dieta de manutención calculada según los días con y sin pernocta.
• Kilometraje registrado (origen, destino y kilómetros) si se usa coche propio.
• Justificantes entregados en el plazo de la política.
• Registro del gasto por empleado y por proyecto o cliente.

Cómo ayuda una agencia de viajes de empresa

Gran parte del trabajo administrativo desaparece cuando todas las reservas pasan por un mismo sitio. En El Viatge centralizamos los viajes de tu equipo, emitimos las facturas a nombre de la empresa y te enviamos un informe mensual de gasto por persona, por destino o por proyecto. Así tu gestoría tiene todo ordenado y tú sabes en cada momento cuánto viaja la empresa. Respondemos con una propuesta en menos de 3 horas laborables (de media, 30 minutos). Descubre cómo funciona nuestro servicio de viajes corporativos para empresas o, si tenéis una feria en el horizonte, echa un vistazo a nuestra guía para viajar al MWC Barcelona desde Valencia.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto es la dieta exenta de manutención en 2026?

Con pernocta, 53,34 euros diarios en España y 91,35 euros en el extranjero. Sin pernocta, 26,67 y 48,08 euros diarios respectivamente, según el artículo 9 del Reglamento del IRPF.

¿Cuánto se puede pagar por kilómetro sin que tribute?

0,26 euros por kilómetro recorrido con vehículo propio, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. Es el importe fijado en 2023 por la Orden HFP/792/2023.

¿Qué tiene que justificar la empresa para que las dietas estén exentas?

El día y el lugar del desplazamiento y su razón o motivo. Además, el desplazamiento debe ser a un municipio distinto del de trabajo habitual y del de residencia del empleado.

¿Y si la empresa paga directamente el hotel?

Entonces no es una dieta sino un gasto de la empresa, que se documenta con la factura del hotel a nombre de la sociedad. Para estancia, la norma considera exento el importe que se justifique.

Escrito por el equipo de El Viatge, agencia de viajes en Alboraya (Valencia).